Wydziałowy savoir-vivre

Jak się zwracać do wykładowców?

Do wykładowców należy zwracać się z użyciem ich tytułu naukowego :

  • Pani Rektor / Panie Rektorze (także do prorektorów),

  • Pani Dziekan / Panie Dziekanie (także do prodziekanów),

  • Pani Profesor / Panie Profesorze,

  • Pani Doktor / Panie Doktorze,

  • w  przypadku  osób z  tytułem magistra stosowna jest powszechna forma grzecznościowa: Proszę Pani, Proszę Pana.


 

E-mail – rzecz o e-relacjach

Bez komunikacji elektronicznej trudno sobie dziś wyobrazić funkcjonowanie
w jakiejkolwiek sferze życia.  Dotyczy to także uczelni wyższej.  O  atutach korespondencji
e-mailowej nikogo nie trzeba przekonywać.  Jej forma pozostawia jednak często wiele do życzenia. Pisząc tradycyjny list, nikomu nie przyszłoby do głowy, by pominąć zwrot grzecznościowy na początku i na końcu, tytuł, wyrazy szacunku, by zignorować zasady interpunkcji, a nawet ortografii, by pozwolić sobie na napisanie imienia i nazwiska z małej litery albo by w tekst wpleść odręczne rysunki uśmiechniętej lub zasmuconej buzi. W e-mailu – jak pokazuje codzienna praktyka – zdarza się to nagminnie. Uzasadnione wydaje się zatem zestawienie podstawowych norm obowiązujących w korespondencji elektronicznej. Maile bowiem, zwłaszcza adresowane do wykładowców,  mimo swojej powszechności, a może właśnie ze względu na nią,  wymagają  przestrzegania reguł wysokiej kultury i taktu.
A zatem:

  • każda wiadomość elektroniczna powinna mieć tytuł (zrozumiały i anonsujący powód korespondencji),

  • nawet, jeśli w załączniku znajduje się list, dobrze jest w kilku słowach wyjaśnić, czego korespondencja dotyczy,

  • list elektroniczny (nawet najkrótszy) musi rozpoczynać grzecznościowy zwrot: „Szanowna Pani/Szanowny Panie” (wraz z tytułem, jaki przysługuje adresatowi) zamiast często spotykanego i stanowczo zbyt poufałego w oficjalnych kontaktach „Witam”, a kończyć „Z wyrazami szacunku” (wraz z imieniem i nazwiskiem nadawcy oraz kierunkiem i rokiem studiów) zamiast „Pozdrawiam” albo jeszcze gorzej „pozdr.”,

  • obowiązkowo dbać należy o poprawność językową swoich e-maili (począwszy od interpunkcji, na składni skończywszy),

  • nie wolno w treści maila posługiwać się samymi wielkimi literami (kapitalikami),

  • wiadomości formatować należy ostrożnie, bez ekstrawagancji – używanie niestandardowej czcionki, specyficznego tła, emotikonów  oraz innych „dekoracji” jest niewskazane,

  • nie powinno się wysyłać dużych plików poprzez e-mail, jeżeli odbiorca wyraźnie o to nie poprosił (chcąc załączyć do maila jakiś plik, należy się wcześniej upewnić, że odbiorca się go spodziewa oraz że rozmiar takiego załącznika nie jest zbyt duży,
    a jeśli to możliwe, kompresować załączniki),

  • absolutnie niedopuszczalne jest wysłanie do wykładowców tzw. „łańcuszków”, dowcipów,

  • nie jest w dobrym tonie tworzenie odpowiedzi na otrzymanej wiadomości, szczególnie wówczas, kiedy ta posiada załączniki; lepsze rozwiązanie stanowi cytowanie wybranych fragmentów, do których następnie należy się odnieść,

  • niedopuszczalne jest wysyłanie jednej wiadomości do wielu odbiorców
    i automatyczne udostępnianie ich adresów (jeśli zasadne jest przekazanie maila większej liczbie osób, skorzystać należy z pola „BCC” lub „UDW”, ponieważ nie każdy musi sobie życzyć, by jego adres e-mail został ujawniony pozostałym adresatom),

  • kategorycznie zabronione jest przesyłanie treści czyichś maili innym osobom, bez wcześniejszego uzyskania ich zgody,

  • wiadomości do wykładowców warto wysyłać z adresu, który zawiera imię i nazwisko nadawcy: jankowalski@gmial.com (zamiast dziubczek2349@gmail.com).


 

Zapukać czy nie zapukać? – oto jest pytanie

Drzwi do pokoi wykładowców są na ogół zamknięte, sygnalizując tym samym potrzebę prywatności.  Chcąc wejść do któregoś z nich, należy zapukać i poczekać na zaproszenie. Nieeleganckie jest samowolne wtargnięcie, zanim padnie przyzwolenie ze strony gospodarza. Niewielkim odstępstwem od tej reguły są godziny dyżurów pracowników, w czasie których dozwolone jest (po uprzednim zapukaniu) sprawdzenie, czy wykładowca jest wewnątrz  i dopytanie czy może nas przyjąć.

 

O spóźnieniach i nie tylko

Punktualności nie należy traktować liberalnie. Jeśli jednak, z ważnych powodów, Student nie zdoła dotrzeć na zajęcia na czas, wejście do sali powinno się odbyć w sposób dyskretny, nie później jednak niż po 15 minutach od ich rozpoczęcia. Obowiązuje słynny „studencki kwadrans” (chyba, że wykładowcy zastrzegą brak tolerancji dla jakichkolwiek spóźnień).

W sytuacji, gdy Student musi opuścić salę przed godziną zakończenia zajęć, powinien o tym fakcie uprzedzić wykładowcę. Z pomieszczenia wychodzić  wówczas należy „po angielsku” :)

 

* Te oraz więcej zasad obowiązujących w e-komunikacji znaleźć można w publikacjach:

  • Kamińska-Radomska I., 2003, Etykieta biznesu, czyli międzynarodowy język kurtuazji,Warszawa: Studio Emka, s.60-62

  • Munter M., Rogers P.S., Rymer J., 2003, Bussines Email: Giudelines for Users, Bussines Communication Quarterly, marzec, s.26-40